Of het nu tijdens een langere vakantie is of een afwezigheid van een dag of enkele dagen, je out of office-reply is bedoeld om je klanten te helpen en niet om ze af te schrikken of ze met een kluitje in het riet te sturen. Zeker als verkoper wil je geen enkele klant kwijtraken die je met een kluitje in het riet stuurt. Multicopy The Communication Company zette zeven tips voor een goede out of office-reply voor ons op een rij.

1. Help degene die jou een mail stuurt direct verder
Stel je krijgt deze out of office-reply binnen: ‘Van 4 augustus tot en met 31 augustus ben ik er niet en kan ik dus niet uw e-mail beantwoorden. Mijn mailbox wordt tijdens deze periode niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben. Met vriendelijke groet [naam]’. Dat is geen automatisch antwoord, dat is een opgestoken middelvinger. Niks vriendelijk dus. Dit soort mailtjes komt erg veel voor. Terwijl huidige en toekomstige klanten niet willen horen wat jij niet of tijdelijk niet kunt doen. Ze willen horen wat jij wel voor ze kunt doen, ook als je zelf in je zwembroek aan een baai in Ibiza ligt. Geef de verzender dus een naam en mailadres en eventueel een telefoonnummer van een collega die degene die mailt verder kan helpen. En geef zeker ook het algemene emailadres en het liefste ook een algemeen telefoonnummer van je bedrijf.

2. Zorg dat elke mail naar jou automatisch wordt doorgestuurd naar een collega die actie kan ondernemen
Het beste is dat elke mail doorgestuurd wordt naar een naaste collega of een andere collega die jou waarneemt of er in ieder geval wat mee kan. Of zorg dat een van je collega’s of medewerkers je mailbox overneemt. Vergeet niet om daar met elkaar afspraken over te maken.

3. Stel je afwezigheidsnotificatie positief op
Begin elke afwezigheidsmelding met een ‘bedankt voor uw mail’ of iets dergelijks. Zeg vervolgens waarom je weg bent (vakantie, dag vrij, een training, bezig aan een project buiten de deur). Daarmee wek je sympathie en begrip voor je afwezigheid, en dat voorkomt ergernis. Verwijs duidelijk naar je collega, geef zo veel mogelijk adressen en telefoonnummers, en geef eventueel – als het van toepassing is op jouw business – ook een naam met 06-nummer voor spoedgevallen. Zorg er in ieder geval voor dat duidelijk is dat jij de mail van je klant of relatie op prijs stelt en dat de klant niet het gevoel heeft het bos in te worden gestuurd.

4. Wek geen valse hoop
Geregeld lees je in een out of office-reply dat iemand zijn of haar mails ‘slechts af en toe leest’ of ‘sporadisch’ zijn of haar mailbox checkt. De verzender krijgt dan niet alleen en misschien wel vergeefs hoop dat jij toch deze e-mail leest maar je wekt ook nog eens de indruk dat je als je dat niet doet deze klant of relatie minder belangrijk vindt. Je checkte toch immers af en toe je mail terwijl je met een camper door de Canadese wildernis trekt?

5. Wees de ergernis voor
Ga je langere tijd met vakantie of ben je langere tijd niet op kantoor? Vertel je klanten van tevoren en op tijd dat je dan en dan met vakantie bent. En stuur niet voor elke middag vrij een out of office-reply. De mailer verwacht niet altijd binnen een uur een antwoord en bij spoedgevallen zal zij of hij jou of je collega per telefoon weten te vinden. En het scheelt weer een mailtje in al die overvolle mailboxen.

6. Vraag mensen vriendelijk om hun mail nog een keer te sturen als jij terug bent
Als het bericht niet superdringend is en er is niet sprake van een noodgeval zal de verzender graag aan dat verzoek voldoen. Zeker als je een specifieke datum noemt, of twee dagen, bijvoorbeeld de tweede en derde dag dat jij terug bent op kantoor. Jij wekt nu immers de indruk dat je als je terug bent als eerste mails zult bekijken die net binnen zijn. Een variant hierop is te zeggen dat alle e-mails die je tijdens je vakantie kreeg worden gedeleted. Dan dwíng je mensen wel om je daarna te mailen. Dit is wel een draconische melding en maatregel en misschien niet zo geschikt voor verkopers.

7. Zet als je out of office-reply uit als je weer terug bent
Veel mensen vergeten dit. En het staat niet alleen slordig en vergeetachtig. Het is ook weinig empatisch omdat veel mensen zo’n melding als storend opvatten. Je krijgt namelijk direct een mailtje terug (fijn!) maar het blijkt een automatisch gegenereerde afwezigheidsnotificatie (niet fijn).

Bron: Multicopy The Communication Company